整体观视域下事业单位档案管理信息化建设研究

■ 李敬海 李雅歆　　事业单位档案管理信息化，是通过现代信息技术改造单位传统档案业务，实现档案资源数字化存储、网络化传输与智能化管理的建设过程。作为一套独立完善的系统，若要持续推进部门档案管理信息化建设，应以马克思主义系统观为指导，用整体观分析其运行特点、把握其发展规律。　　整体观要求事业单位档案管理信息化要统一标准　　国家为推动档案信息资源的开发利用，制定了《档案数字资源备份实施规范》《档案信息系统安全保护基本要求》等一系列档案信息化标准，为事业单位档案信息化建设提供了遵循，也提供了法律与技术保障。不同事业单位在档案管理信息化建设中投入的人力、物力、财力存在差异，建设过程中时常出现执行标准不统一的问题，导致部门数据难以接入公共档案馆管理系统，最终形成信息孤岛，无法实现统一管理与数据共享。　　因此，推进档案管理信息化统一标准势在必行。首先需要领导重视，为本单位本部门的档案管理工作提供人力、物力和财力支持，尤其要强化人力保障，充实人员配置，引入熟悉档案管理或信息化的专业人才进入档案管理队伍;其次可以采用档案管理信息化工作外包服务，让专业人员承担专业工作，同时要规范档案信息化外包管理，落实文件保密要求，保障服务质量。　　整体观要求事业单位档案管理信息化要协调发展　　整体观认为，各个独立要素组成系统整体后，就会具备独立要素原本没有的性质与功能，即系统整体的性质和功能不等于各个要素性质与功能的简单相加。马克思曾援引一位经济学家的观点：如果把数学上“整体等于各部分总和”的原理应用到我们的研究主题上，得到的结论就是错误的。事业单位开展档案管理信息化建设时，如果人力、物力、财力等要素能以有序、合理、优化的结构构成整体，整体功能就会大于各部分功能之和，档案管理信息化建设就能实现高效优质发展;如果各要素以无序、欠佳的结构构成整体，整体功能就会小于各部分功能之和，档案管理信息化建设的效果就会差强人意。事业单位在档案管理信息化建设过程中，需要正确处理整体与短板的关系。木桶效应指出，一个木桶的盛水量不取决于桶壁上最高的那块木板，而是由最短的那块木板决定。因此，要提升整体建设效能，就必须着重优化改进表现滞后的短板要素，最终实现整体建设的最优化。　　事业单位档案管理信息化建设是一项系统工程，需要我们以整体、发展的眼光分析档案信息化建设中出现的问题，总结已取得的经验，推动单位档案信息化实现优质发展。　　(作者单位：李敬海，中共东营市委党校;李雅歆，东营市统计局)