加强档案管理助力审执工作之我见_江苏法治报_2025年07月29日A07

诉讼档案是国家档案的重要内容，必然受档案法的规范调整，档案法第二条将档案定义为“……直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”，第十三条还进一步对定义中“有保存价值”材料进行了列举，明确应当定期归档，不得占为己有。另外还明确：国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。因此归档的材料应当具有保存价值，无保存价值的材料不得擅自归档。

审理、执行案件的档案卷宗，对于法院的诉讼活动有重要价值，对当事人的权益也具有至关重要的影响，定期归档已成为法院的刚性制度。然而，每册卷宗内的具体材料，如各类案件中的委托授权手续、文书送达手续、据以定案的直接或间接证据等材料，是否必须归档，是否判定为有保存价值，档案法及其实施条例，对此未明确规定，诉讼法律制度对此也未予明确，现实中常出现当事人因档案卷宗内缺失主要材料，而否认法院裁判的正当性，引发上诉、信访，进而引起司法赔偿或救助的现象。近年来，该类案件数量呈上升趋势，影响人民群众公平正义的感受。

为加强档案管理、助力审执工作，将诉讼活动中有价值的材料应入卷尽入卷，做实档案基础性工作，忠实记录诉讼活动的过程，让人民满意，笔者认为，应健全好以下三方面内容：

顶层健全法院判别诉讼材料“有保存价值”的取舍指导。最高人民法院关于适用《中华人民共和国民事诉讼法》的解释和《人民法院案件诉讼文书材料归档排列顺序（试行）》，均对入卷材料采取了非强制的列举方式，个案中的“有保存价值”仍是办案人员个人辨别行为。法律虽无强行规定入卷材料的形式或内容，但绝不应当允许在“有保存价值”上存在随意性，可以参照二审案件发改理由中的程序性事项材料、影响当事人实体权利的证据材料等，作为“有保存价值”的定性指导，应强制入卷，如建立证据目录制度，要求入卷审查后的证据材料应与证据目录保持一致；可以出台解答或以法答网问答的方式对“有保存价值”予以指导。

基层健全档案管理工作责任机制。档案法规定立档单位对档案工作负总责的思路，授予档案行政管理部门监督检查职权，采取立档单位内部管理为主、档案行政管理为评价的机制。因此构建符合法院审执业务实际的档案管理体系，是现行法律下档案管理应当完成的课题。随着司法改革的深入，将档案管理前置进审执流程，为今后以档案促进司法流程公开打下基础，已成为业界认可的现代“智慧法院”模式，因此档案管理应当与审判质效管理、人事管理等一体推动、一并推进，明确档案机构职责、归档卷宗要求、评价标准、责任主体等，实施更明确的制度。

内部健全法院各机构的协调机制。《归档文件整理规则》《人民法院诉讼文书材料立卷规范》均要求重复材料不入卷。随着多元化解机制的构建，一个普通的人身损害赔偿案件，可能产生诉前调解卷宗、司法鉴定卷宗、普通民事案件卷宗等，重复归档进一步加剧了司法资源的紧缺，导致档案管理难度加大和“涨库”，也不利于实现保存有价值档案的立法目的。针对这一新问题，笔者建议采用两种路径：一是实施部分卷宗档案电子化归档，在推进数字化档案室的当下，首先将一些可以系统同步生成的、完全程序性的材料，采用电子归档的方式，为将来卷宗归档“单套制”进行探索；二是将原本属于档案部门编写档号的职责，与立案庭的案号管理职权适度统一，解决重复归档问题。