扬州市江都区法院档案室库房里分门别类、整齐陈列着一册册卷宗、一份份文件、一块块奖牌,无声诉说着江都法院的发展历程。整理和记录这些的,是一代又一代江都法院档案人。吕菊萍是他们当中的一员,她深耕档案工作25载,从初体验档案工作的青涩新人到江都法院档案室的“定海神针”,是江都法院创成“江苏省档案五星级单位”,从纸质卷时代迈进数字化时代的亲历见证者,也是新时代创建“江苏省示范档案室”的亲身推动者,更是司法为民的忠实践行者。
成熟的背后是承诺
“小吕,好好学习档案知识,档案工作很重要!”“陈主任放心,我一定认真做好档案工作!”为这一句承诺,25岁的吕菊萍坚守了25年。1999年刚刚进入江都法院,吕菊萍就在档案室工作,她之于档案管理是“白纸一张”,于是她工作期间跟着老同事细致学习,利用工作之余认真整理和学习档案管理的相关规章制度。“干一行爱一行,干了档案工作我就要把它干好。”这是吕菊萍对自己的要求。
那时法院档案工作还是“纸质卷时代”,所有档案均为手写,送至档案室后由吕菊萍先行核对清点,确保资料齐全后,根据案件类型、庭室部门、时限进行分类,依次编号登记、核对、装盒、上架,大量的档案归纳整理让她快速成长。一名成熟优秀的档案工作人员初见雏形。
因年代久远,纸质档案不可避免会出现少数错字错名、编号同号问题,在档案调阅中会出现一些困难,但吕菊萍用工作经验和智慧,竭力满足群众的档案利用需求。曾经有一个女孩从上海风尘仆仆赶来,要紧急调取她母亲相关案件档案材料,在第二天交给上海公证处。该案结案日期在1986年,无论通过当事人姓名、姓氏、笔画还是编号在卷宗中进行翻查,都难以找到。因为证明需要,女孩焦急不安,吕菊萍一边耐心安慰她,一边另辟蹊径,通过仔细翻阅查找其母亲不同亲属的相关卷宗,发现了她母亲的曾用名,顺利找到了该档案,让女孩顺利拿到相关材料,解了燃眉之急。
严格的背后是负责
2000年,江都法院根据上级法院统一要求建立电子档案,划分民事、经济、刑事、行政、执行五大类专业进行编码,彻底解决了纸质档案编号同号等问题。电子卷宗时代的到来,让吕菊萍不仅要学习新系统、新流程,还要将1949—1999年诉讼档案全部电子化,同时整理和保存文书档案。为了迅速体系化构建、规范化运行,这一时期吕菊萍在电脑系统前、收调卷宗处和档案库房里来回穿梭,时常向市中院档案室、区档案局讨教学习,正是通过在问中学,在学中悟,各类档案快速走上了规范化专业化道路,2004年江都法院成功获评“江苏省档案三星级单位”。
随着时代的发展,诉讼档案质量标准要求也同步全面提升。每一份结案归档的诉讼卷宗,都体现着江都法院的司法权威和司法公信力,所以吕菊萍对每一个未归档的诉讼档案都严格仔细检查,确保每一份诉讼档案的完整性、真实性、严密性,经得起检验。她时常听到有人说她太严格,归档卷宗有一点瑕疵都要进行改正补正。她都一笑置之,“我认为做好人民法院档案工作也是在守护公平正义,因此我要守好档案入库的最后一关,绝不会降低对归档质量的要求。”吕菊萍坚定贯彻她的理念。
“折腾”的背后是赋能
“同志,我想调取我案件判决书,这是我的身份证明。”“马上给您调取。”吕菊萍通过全省法院档案信息管理系统调取当事人所需材料,打印后提供当事人。“这么快就好了?总共不到五分钟,同志你们太有效率了,谢谢!”
“麻烦一下,因为我们工作需要,要调取异地法院一个案件卷宗。”“好的,两位警官,现在异地调卷很方便!”吕菊萍打开全省法院档案三级调卷平台,将调卷民警警官证、介绍信等申请调卷证明材料上传至系统后进行异地调卷申请,再通过全省法院档案工作群联系对方法院审核申请后便成功异地调取卷宗档案。
随着人民法院收案数量逐年攀升,为更好适应新时代司法需求,2014年江都法院全面应用全省法院综合管理平台档案系统,从此档案工作进入数字化时代。2019年引入全省法院档案三级调卷平台,全省法院档案可以通过系统申请异地调取。2023年扬州中院全新开发上线的“扬法E查档”小程序的推广应用,则使调卷不再受时间和空间的限制,更加高效便捷。新时代的数字化技术让吕菊萍感慨万千:“时代在发展,提升档案工作水平永无止境,维护公平正义我们也永远在路上。”