行政机关应诉时的“检索”义务_江苏法治报_2023年11月14日A07

吴建坦 贾新振

根据《政府信息公开条例》第三十六条第（四）项之规定，行政机关在答复申请人相关信息不存在时，应进行合理的检索，在诉讼过程中行政机关要对其尽到了合理的检索义务进行举证。但“检索”是一个动态的过程，因此在司法实践中审理此类案件时，常常会因为行政机关无法举证或证据不充分而导致行政机关败诉。

从审理情况来看，行政机关的举证方式虽然多种多样，但并不是所有的举证方式都可以证明行政机关履行了合理、全面的检索义务。在司法实践中，对于以下证据，一般可以用来认定行政机关已经进行了合理的检索。

1.网络应用平台检索截图。在收到申请人的信息公开申请后，行政机关在其内部网络应用平台中输入关键词进行检索，并在诉讼过程中将检索的截图作为证据提交给法院。对于这种情况，法院可以认定为原告已经履行了合理的检索义务。但是在认定过程中应注意以下问题：第一，用以检索的数据库包含的信息资料是否全面;第二,检索方法是否妥当，选用不同的检索关键词、采用不同的检索方法会产生不同的检索结果。

2.行政机关的内部工作记录、档案部门的查询记录。有些政府信息因为年限久远，没有形成电子卷宗，或者这些信息保存在档案馆或行政机关内部档案部门。对于这些信息，通常由行政机关工作人员通过检索纸质档案或前往档案管理部门进行检索，并将行政机关的内部工作记录或档案管理部门的查询记录作为证据提交给法院。对于这种情况，也可以认定原告已经进行了合理的检索。

3.行政机关出具的情况说明。在有些案件中，申请人获取信息是为了在其他诉讼或者纠纷中作为证据使用。因此行政机关经检索后未查找到相关信息的，可以出具情况说明，并加盖行政机关公章。此类情况说明具有法律效力，申请人可以作为证据适用，或据此起诉行政机关没有依法履行法定职责，或者是向上级行政机关进行投诉、举报，行政机关则要承担相应的法律后果。

另外，需要说明的是，政府信息应当是一种客观存在,而不是推定存在,更不是申请人的主观臆测。在无证据证明申请人所申请公开的政府信息实际存在的情况下，应当认定行政机关经合理检索后作出的信息不存在告知书已尽到了职责。