吴莹莹
档案数字化外包，作为法院推进服务社会化的缩影，是主动适应信息化变革，辅助推动审判体系现代化的重要举措。
一、档案数字化外包本体解析
档案数字化是智慧法院建设的重要一环，也是提升司法保障现代化水平的重要组成部分。从社会应用现状考察，“档案数字化”一般是指综合运用现代扫描、转换、压缩、传输、存储等数字加工处理技术，结合数据库建设及优化维护，将业已形成的纸质档案、电子档案，通过软件开发应用、系统梳理、有序重组，创制现代数字化档案库并加以运用。
基于深化司法改革与智慧法院建设任务的双重叠加，单纯依靠人民法院后勤部门及人员从事档案数字化，会因技术弱项、实际配备无法满足业务需求而受到较多掣肘。为解决当前的困境和矛盾，对于档案数字化业务采用“外包”方式，是可选性强且性价比较高的有益途径。即人民法院通过与专业服务提供商签订服务合同，支付对方薪酬，在监管中将本单位档案数字化业务的系列工作交给承包方进行运作、管理，以获得符合需求的档案服务，实现档案资源数字信息化的分工形式。
二、档案数字化外包实践中的潜在风险
（一）信息泄露风险
实体资料经数据加工后被转化为数据信息，在技术层面上，容易通过传输介质快速拷贝、更改，泄密后易通过网络快速传播。在操作层面上，档案数字化进程中包含前期整理、中期数据处理、后期校对等各项环节，都有可能因为规则疏漏或人为原因，出现文件泄密风险。
（二）档案实体风险
人民法院所保存的档案实体经历的时间跨度很长，纸质档案基于保存条件、保存载体、被查阅频率等的不同，本身状态已经参差不齐。再加上出入库交接不严格、档案数字化加工各流程中设备故障、人为因素的影响，纸质档案面临着不当损坏的风险。如纸张污损、部分遗失、装订次序乱、页码错误等。
（三）外包效果风险
成果验收是由技术弱势一方的人民法院进行，专业技术不对称以及无法普检只能抽检的客观情况，会导致架空验收、质量打折的问题。如扫描图像不清晰、数据库建设部分项目不达标等。
（四）附加的成本风险
数字化成果有着共性的隐忧，即需要依赖维护、更新和系列技术支持。这部分后续成本，对于技术弱势一方的人民法院，很难进行精确预测和有效管控，特别是遇到核心层面问题时，潜在成本花费可能增大。
三、档案数字化外包中风险点的防控机制
（一）完善监管机制，落实管理责任
开展档案数字化外包业务进程中，人民法院作为该业务的技术应用方，应当落实监管责任，以监督促规范，以管理防风险。人员配备方面，人民法院后勤部门、审管办、业务庭人员，应该联合组成监管小组，明确职责，对外包承接方的数字化加工各环节的质量、进度等开展定期监督、不定期抽检，发挥团体智囊优势，弥补技术弱项带来的真空，及时发现漏洞，及时有效封堵。方式选择方面，通过指定己方技术人员全程参与、常态化监管等方式，对外包工作全貌、细节实时掌控，对违规操作、技术性瑕疵及时纠正。
（二）保障实体安全，实现无缝对接
人民法院应重视该问题并严格把关，通过对场所安全、流程对接的双重强化监督，预防该问题的发生。比如，流程对接方面，应注意做到外包范围内的档案数字化分批次，出入库、上下游无缝对接。操作中档案人员应监督外包承接方人员对纸质档案严格按照原有样式拆装，避免随意性，对老旧资料注意保护。交接时双方均还应认真核对，翔实记录，严防人员携档出场，保证数字化推进与纸质档案保护并行。
（三）规范操作流程，严把质量关口
在操作中，人民法院应根据档案数字化外包的总体规划，与承包方充分沟通，理清必经流程。在关键节点按照人民法院档案要求、数字化通用标准、预期目的等列出清单，明确步骤要求、评价依据和项目反馈内容，保证图像、录入准确性以及实体档案恢复等能见度较高的质量。以直观、透明方式，将档案数字化外包业务的前期、中期、后期的三阶段的任务、规范、细化项目展现给监管小组和承包方从业人员。
（四）强化保密工作，确保信息安全
人员层面，应组织外包承接单位从业人员进行岗前培训，学习保密相关法律法规、政策规章，以及档案保护知识。技术层面，操作中利用技术隔离、硬件加密、强化监控、网络屏蔽等举措，保障外包转化后的数据安全。定期安全检查，承接方严禁使用输出装置，建立专门的局域网，禁用无关的无线触网设备使用。数字化项目结束后，承包方的硬件设施经反复全盘格式化+填充，清除数据后方可离场。调试合格正式投入使用后，人民法院还应制定安全应急预案，及时备份，保证在脱离原有外部技术支持的情况下能保障数据的安全。