○华泰证券股份有限公司办公室主任 王 娟
近年来，华泰证券在科技赋能下“双轮驱动”战略引领下，全力推动档案管理数字化升级转型，在服务公司发展大局上创特色、走在前。
创新技术手段，全面夯实档案工作信息化基础
构建全流程线上化的数字办公平台。公司自2007年起全面实现办公无纸化，从业务管理、内控管理、运营管理、办公管理等方面上线电子化流程，为数字档案奠定信息化基础。建设安全可靠的电子签章系统。公司自2019年开启印章管理数字化转型，逐步完成统一电子签署平台建设，创新打造“电子印章管控+电子签署+全链条存证服务”模式，有效解决了存证安全、数据可靠、用户身份信任以及监管安全问题。目前，公司每年电子用印文件超30万份，电子用印覆盖率超80%。搭建内外贯通的统一凭证采集解析平台。2022年，参与了电子凭证会计数据标准试点工作。对照技术规范，积极推进相关系统改造升级，探索各类电子凭证的获取路径，改造实现了统一的凭证采集解析平台。
创新发展理念，“数字云档案”统领档案工作转型升级
构建开放兼容的功能架构。以“数字档案”为主要管理对象，功能贯穿档案“收、管、存、用”全流程，全面支持电子文件单套制归档，逐步实现办公流程一键归档，支持工程档案、稽查档案、会计档案等集中管理。构建真实高效的虚拟库房。通过3D建模真实还原公司档案室，将传统载体档案的数字化成果通过“虚拟库房”展现。未来，除必须以实体形态保管的档案外，其他各类档案都将实现电子化归档，形成虚拟卷宗，归入虚拟库房，真正实现“数字档案”。建设灵活生动的实物档案“云展厅”。系统基于3D建模技术，支持实物档案多种形态、360度旋转查看，还可为不同业务场景个性化定制“云展厅”。
创新业务模式，逐步落地电子档案场景化管理
实现电子会计档案单套制，有效助力降本增效。构建电子发票自动化处理模式，实现了票据收集轻量化、流程审核智能化、资金支付线上化、会计核算自动化以及档案管理电子化，打造了“绿色账本”无纸化新模式。“双化协同”赋能“绿色账本”电子会计档案实施案例被国家档案局办公室评为创新一类案例。上线公文单套制归档功能，有效提升档案质量。优化公文管理流程，建立全套关联规则，实现办公流程与归档内容自动关联、归档内容与要求自动对应、电子归档章自动加盖、电子文件自动检测的全自动归档模式。实现合同档案管理升级，有效赋能业务开展。在电子合同自动归档方面，通过建立对客电子签署一体化服务，实现全周期“数字”合同管理闭环，已在衍生品、托管外包、私募客户网下打新等多个业务场景下持续赋能。2023年完成超14万个业务合同的在线电子签署和自动归档。
本版摄影 王美懿 李 娜