数字化办公时代，各类在线办公工具层出不穷，确实让日常工作更加高效便捷。然而，便捷的另一面往往是风险，不少人图一时方便，觉得“用一下没关系”，不知不觉就将涉密信息暴露在了公共网络环境中。
在线文档存安全隐患。在线文档依托第三方云端服务器运行，在权限管控、数据存储等方面存在一定的安全隐患。日常办公中，很多人为协作便利，将文档设置为公开或限定范围内共享状态，前者任何人通过链接即可直接访问，若再开启全员编辑权限，获得链接的人不仅能查看，还能随意修改甚至转发文档，风险进一步加剧；同时，这类公开文档还会被搜索引擎爬虫自动收录并生成网页快照，即便后期删除原文件，文件信息仍可能长期留存在互联网上。而后者虽限定在特定人员范围内，但一旦其中某个账号被盗或权限管理失控，同样面临信息泄露风险。若将涉密文件、内部研判信息等上传至在线文档，这些信息便脱离单位保密监管体系，被外部人员直接获取、转发扩散，造成泄密。
协同工具泄密于无形。协同工具支持多人在线协作编辑和实时沟通，在实际使用中，外包、外协等外部人员如被拉入机关、单位内部协作群组，或被授予内部文件及文件夹的访问权限，内外办公边界便会被打破，外部人员可直接查看、下载、转发机关、单位内部信息。与此同时，平台会自动留存编辑记录和历史版本，即便删除正文中的相关内容，历史版本中仍可能留存原始信息，无法被彻底清除。若在协同工具中传输、编辑涉密文件，涉密信息便暴露于互联网环境中，即便事后删除文件，历史版本中的原始内容依然存在，难以从平台中彻底抹去，构成持续性泄密隐患。
（资料来源：“保密观”微信公众号）