兰溪系统梳理212.5万页“共享档案”

记者 徐正达

导报讯 “谢谢你们的‘共享档案’，对我们项目业主来说真是太方便了。”昨天，在兰溪市城建档案馆，某企业负责人为刚推出的“共享档案”做法点赞。

原来，该公司一个项目需要用到之前的招投标档案，但因管理不善导致档案遗失，就想着到档案馆借取留存的档案。“刚开始，我们觉得可能要自己扫描复制，没想到他们把过去的纸质档案录成电子版，制成了‘共享档案’，直接以电子版的形式给了我们，让我们省心不少。”该负责人说。

该负责人所说的招投标“共享档案”，是今年金华市公共资源交易中心兰溪市分中心的创新举措。据悉，招投标档案是项目档案的重要组成部分，通过规范的管理和保存，不仅能确保资料的完整性，还可为后续项目追踪等提供可靠依据。然而，近年来，随着招投标活动日益频繁，纸质档案数量激增，不仅保存成本高昂，还存在易丢失风险，传统纸质档案管理模式已难以满足数字化监管需求。

为破解招投标存量档案查找不便、检索效率低等难题，今年以来，金华市公共资源交易中心兰溪市分中心聚焦“一项一档”，推出招投标存量档案共享，完成历年档案电子化制作工作，推动招投标档案管理向现代化、专业化、高效化迈进。

“以往招投标项目档案一式多份，招标人、招标代理、行业监管、交易中心均会进行纸质存档。本次电子化制作，既节约了场地空间，又推动档案资料共享，打破了部门间壁垒，提能增效。”兰溪市政管办党组成员、金华市公共资源交易中心兰溪市分中心主任严芳介绍，本次电子化档案制作以原纸质档案为基础，系统梳理了全市2011年至2024年的工程建设项目和2006年至2024年的政府采购项目，总计约212.5万页。其中，针对项目个体差异，他们对约170万页的纸质档案进行了重新编码，确保档案的连贯性与完整性。

与此同时，电子化制作涵盖招标、投标、开评标、定标等环节纸质材料的逐一扫描、图处、著录、总检、装订等工作，验收后移交存放于兰溪市城建档案馆，形成招投标存量档案材料归集、电子化制作、验收移交的闭环管理。

“招投标存量档案数字化存档，不仅有助于保护招标人和投标人的合法权益，也是监管部门进行监督检查的重要依据，推动了招投标活动的透明度与规范性。”兰溪市政管办党组副书记、主任刘珩斐表示，招投标“共享档案”使档案管理从“纸间”向“指尖”转变，实现了全流程留痕的招投标档案数字化管理模式，各方主体可快速检索查阅档案，显著提升了工作效率。

据统计，截至目前，兰溪已完成工程建设项目交易电子档案制作2704个、政府采购项目交易电子档案制作929个。